Мониторинг программ
Техника мониторинга повседневной деятельности имеет тенденцию фокусировать внимание на деятельности, касающейся наиболее практических вопросов, таких как затраты на какую-то часть деятельности или структуры (расходы на осуществление особого вида деятельности); поведение персонала в отношении экономии времени, посещаемость, уровень заболеваемости; результаты, выражающиеся в соблюдении сроков исполнения и определения количественных показателей всей работы подразделения. Обычно такой мониторинг осуществляется кадровыми службами или административным департаментом организации.
Мониторинг деятельности идет дальше сбора, хотя и важной, но базовой информации и рассматривает миссию и цели, представленные в стратегическом плане, и задачи деятельности департамента и отдельного сотрудника, выполнение которых относится к более широким целям; он осуществляет обзор хода выполнения деятельности по достижению этих целей и использует результаты этого обзора для определения слабых и сильных сторон организации; он оценивает результативность процесса мониторинга, для того чтобы повысить экономическую эффективность и содействовать постоянному совершенствованию услуг и организационному развитию.
Мониторинг повседневных операций способствует развитию «критического» отношения к текущей практике. Он проверяет информацию для того, чтобы убедиться, что внедрение, процесс, результат и логическое обоснование деятельности дают наиболее эффективные и качественные результаты для организации.
Проиллюстрировать эту взаимосвязь можно путем сравнения центров внимания следующих вопросов.
В первом или основном наборе вопросов основное внимание уделяется общей информации и количественным характеристикам деятельности. Они не содержат в себе суждения или оценки различных ответов, но просто протоколируют процесс и его осуществление. Информация передается «высшему руководству», от которого ожидается, что оно сделает заключения и выводы, основанные на этих данных. Требуя оптимального выполнения, фокус вопросов перемещается за пределы пассивного восприятия информации на необходимость логического обоснования ряда пунктов и видов деятельности. Ответы ставят перед департаментами и секторами, вопросы, касающиеся их отношения к трем «Е» (Economy, Efficiency, Effectiveness): экономика, экономическая эффективность, эффективность (результативность).
Трудно ответить на такие вопросы беспристрастно, независимо от внутренних связей организации, и исходя из этого мониторинг обычно осуществляется независимым экспертом, или группой экспертов, приглашенных со стороны, или независимой группой экспертов, созданной внутри организации, со специально возложенной на них задачей. Широко распространенное использование такого подхода требует предварительного одобрения и необходимости заручиться поддержкой руководства.
