Мониторинг: пилотные исследования
Таким образом, процесс мониторинга состоит из 4 этапов:
1. Постановки целей (чего необходимо достичь).
2. Измерения результативности реализации проекта (что происходит на настоящий момент).
3. Оценки хода реализации проекта и дальнейших перспектив его развития (почему все происходит именно так, что может произойти дальше).
4. Коррекции проекта (что может быть изменено).
Для каждого вида деятельности в конкретном проекте можно определить 4 вида индикаторов. Первым видом индикаторов в данной системе является количество бенефициаров проекта и количество товаров или услуг, ими получаемых (например, количество учебников, предоставленных определенному числу школ). Оба индикатора характеризуют продуктивность проекта. Данные индикаторы отслеживаются посредством учета всех счетов, приходно-расходных документов о предоставлении и получении товаров и услуг, составления отчетов.
Три других индикатора характеризуют степень удовлетворенности бенефициариев результатами проектной деятельности, время и стоимость предоставляемых услуг. Эти индикаторы позволяют судить об эффективности (коэффициенте полезного действия) проекта.
Как уже отмечалось, измерить степень удовлетворенности бенефициариев результатами проекта чрезвычайно сложно. Очевидно, что чем больше совпадают ожидания бенефициариев с тем, что они получают, тем выше степень удовлетворенности проектом. Для измерения данных регулярно проводятся фокус группы, интервью, наблюдения, анкетирование, семинары.
Индикатор стоимости подразумевает в данном случае сравнение средств, предусмотренных бюджетом, с реальными израсходованными на определенный вид деятельности средствами. Кроме того, предусмотренные бюджетом и реально израсходованные средства должны быть сопоставлены с количеством бенефициариев, запланированных и реально участвующих в проекте. Оценка стоимости проекта проводится на основании финансовых отчетов, фиксирующих размер бюджета, все затраты и выплаты.
Еще один индикатор, позволяющий оценить эффективность проекта, - время, планируемое и реально затраченное на такие этапы проекта, как:
- планирование и согласование проекта;
- привлечение необходимых ресурсов;
- выплаты;
- доставка товаров или/и услуг конечному потребителю (например, обеспечение методическими материалами не просто школы, а каждого конкретного педагога).
Основные методы отслеживания и оценки при планировании и согласовании проекта - подписание договоров и меморандумов, составление плана действий с указанием планируемого времени, проведение интервью и фокус групп среди всех участников проекта. На втором этапе важно зафиксировать конкретные сроки выполнения взятых обязательств всеми участниками проекта, сроки предоставления регулярных информационных отчетов партнерам для стимулирования их активного участия на протяжении всего хода проекта Для своевременного проведения необходимых выплат важно предварительно наметить сроки и зафиксировать их в проектном плане. Сроки предоставления товаров или услуг конечному потребителю также должны планироваться и фиксироваться как вполне конкретная дата или промежуток времени.
Для повышения эффективности мониторинга необходимо предусматривать проведение регулярных (не реже одного раза в год) так называемых оценочных семинаров, консультаций или миссий с участием всех партнеров. Основными целями проведения подобных мероприятий являются:
- оценка продуктивности и эффективности проекта на данном этапе его реализации;
- оценка причин возможных осложнений и отсрочек или неожиданных успехов (вызванных, к примеру, инновационными методами работы) с точки зрения участников проекта;
- уточнение дальнейшего плана действий су четом возникших проблем или для закрепления успешного опыта.
