Мониторинг: пилотные исследования
Для достижения результатов мониторинга в ряде случаев необходимо проведение пилотного изучения и оценки оперативных вопросов, отражающих различные аспекты деятельности организации.
Пилотное изучение может включать обзор текущей внутренней деятельности и практики в области мониторинга (цель 1), осуществляемого в сотрудничестве с местными экспертами, пробное применение методик мониторинга (цель II) для определения наиболее приемлемых и полезных; анализ результатов с точки зрения оценки (цель III) вероятной осуществимости введения или совершенствования внутренней системы мониторинга повседневной деятельности.
С этой целью, как правило, выбираются 1-2 подразделения организации, которые рассматриваются в качестве примеров для дальнейшего развития методологии и систем мониторинга повседневной деятельности. Мониторинг начинается с понимания/определения/разъяснения функций департамента с последующим изучением мероприятий/деятельности, нацеленной на осуществление этих функций.
Пилотное изучение позволяет определить готовность организации для введения системы мониторинга деятельности. Оно включает анализ (обзор) деятельности в области существующего в учреждении мониторинга повседневных операций, оценку и подтверждение наличия задач и целей, соответствие планов департаментов целям всего учреждения. Кроме того, пилотное изучение может указать необходимые области применения мониторинга деятельности и определить существующие на пути его осуществления трудности.
Как правило, пилотное изучение включает знакомство с документацией; прямые интервью с ведущими сотрудниками, включая руководителей департаментов, начальников отделов; применение различных форм по сбору информации; создание и использование форм обзора и обратной связи; проведение исследований для определения соответствия деятельности целям.
Система управленческого мониторинга может дать организации мощный инструмент, который позволит руководству и управленцам убедиться в том, что различные подразделения организации придерживаются общих поставленных целей и стратегического плана, а также поможет в принятии решений по распределению ресурсов на стратегическом уровне. С помощью такой системы можно создать перечень важнейших, «ключевых» показателей работы. Когда ряд мероприятий по оценке осуществлен, возникает основа для оценки сходной деятельности в других структурах организации.
Мониторинг деятельности на уровне департаментов дает возможность использовать ресурсы должным образом, обеспечить реализацию в отдельном департаменте приоритетов организации, помогает в принятии решений по потребностям в ресурсах и их распределению (кадры, материальные ресурсы и т. д. ), в конечном счете — повышает продуктивность, результативность, действенность и эффективность работы.
Мониторинг проектной деятельности не только конкретного проекта, но и в масштабах определенной территории (страны, области, города) позволяет обеспечить преемственность результатов и повышение эффективности использования ресурсов, достижение общих целей. Кроме того, подобная форма мониторинга способствует проведению глубокого сравнительного анализа, накопившегося в сфере проектной деятельности опыта, отечественного и зарубежного, что позволяет усовершенствовать систему проектной работы в целом.
Необходимо отметить, что мониторинг должен отражать реальное состояние всей рассматриваемой системы в каждый момент времени и давать возможность оценки и определения основных направлений ее развития на перспективу. В связи с этим основные задачи, которые должны быть реализованы в процессе мониторинга, могут быть сформулированы следующим образом:
- воспринимать и перерабатывать всю поступающую информацию;
- гибко реагировать на происходящие структурные сдвиги и на этой основе обновлять и обосновывать информационно-нормативную базу и управленческие решения;
- отслеживать состояние и развитие реформирования; выявлять возможность проведения сравнительного анализа со сходными системами;
- отслеживать прогнозируемые показатели, осуществлять их верификацию.
